Cash flow w pracowni — jak nie zbankrutować

Dlaczego pracownie padają mimo dobrych projektów

Klasyczny scenariusz:

• Q1: 4 świetne projekty, 200 tys. zł zafakturowane
• Q2: klienci płacą po 30-60 dniach. Wpływy: 60 tys. zł
• Q3: wpływy 180 tys., koszty rosną
• Q4: nowe projekty się ślizgają. Konto się kończy.

Dochód był. Cash flow nie.

Reguła #1: Zaliczki przed rozpoczęciem

• Standard: 30% zaliczka przed startem
• Premium klienci: 20%
• Małe projekty: 50%

Bez zaliczki nie zaczynasz. Punkt.

Filtruje klientów + daje cash flow na pierwsze tygodnie.

Reguła #2: Płatności etapowe

Zamiast jednej faktury 18 tys. na końcu — 3 faktury po 6 tys. co etapie:

• Etap 1 (Brief + koncepcje): 30% (5,400 zł)
• Etap 2 (Wizualizacje): 30% (5,400 zł)
• Etap 3 (Dokumentacja): 40% (7,200 zł)

Co 2-3 tygodnie wpływa pieniądz. Nie czekasz 8 tygodni.

Reguła #3: Bufor 3-miesięczny

Stała 'rezerwa' na koncie firmowym = 3 × miesięczne stałe koszty.

Przykład:

• ZUS + biuro + software + księgowość: 3,500 zł/mc
• Pensja: 8,000 zł/mc
• Łącznie: 11,500 zł/mc
• Bufor = 3 × 11,500 = 34,500 zł

Pieniądze których NIE ruszasz. Nawet na okazję inwestycyjną. Bo gdy Q4 chudy, te 34 tys. pozwoli przetrwać 3 miesiące.

Reguła #4: Mierz cash runway

Runway = ile miesięcy wytrzymasz z obecnymi pieniędzmi.

Konto: 45,000 zł. Stałe koszty/mc: 11,500. Runway = 3.9 miesięcy.

Jeśli runway <2 miesiące — alarm. Tnij koszty albo agresywnie szukaj klientów.

Reguła #5: Faktury wystawiane natychmiast

Nie 'wystawimy w przyszłym tygodniu'. Faktura w dniu zakończenia etapu.

Termin płatności 14 dni od wystawienia, nie od 'ustaleń'. Polska średnia opóźnienia = 18 dni. Realnie czekasz 32 dni.

Reguła #6: Stałe miesięczne źródło dochodu

Ideał: 1-2 klienci z stałą miesięczną opłatą (retainer):

• Konsultacje 4h/mc
• Małe poprawki w istniejących projektach
• Doradztwo zakupowe
• Cena: 1500-3000 zł/mc

Bazowy cash flow który pokrywa stałe koszty.

Reguła #7: Dywersyfikuj klientów

Jeden klient nie powinien dawać >40% rocznego przychodu.

Idealne rozłożenie 240k przychodu:

• Klient #1 (duży): 80,000 (33%)
• Klient #2 (średni): 50,000 (21%)
• Klient #3 (średni): 40,000 (17%)
• 5 mniejszych: 70,000 (29%)

Nie 1 wielki + 0 nic.

Najczęstsze błędy

• Wydawanie zaliczek na zakupy — zaliczka klienta to NIE Twoja kasa. Forwarda za pracę. Jak klient się rozmyśli, zwracasz.
• Brak rachunku oszczędnościowego — wszystko na jednym koncie = łatwo wydać. Bufor 3-miesięczny = osobne konto bez karty.
• Ignorowanie KPI cash flow — sprawdzaj co tydzień: ile zafakturowano, ile wpłynęło, ile czeka, ile niezapłaconych >30 dni.

ArchiPuro ma wbudowany dashboard cash flow — widzisz w realtime co masz, co czeka, runway. Sprawdź za darmo.